Každý zaměstnavatel v Česku má podle § 96 zákoníku práce povinnost vést evidenci pracovní doby. Pokud jsou údaje neúplné nebo chybí, hrozí při kontrole inspektorátu práce sankce až 2 000 000 Kč. Spoléhat na papírové archy znamená riskovat peníze i nervy. Řešením je přejít do cloudu a nechat povinnosti hlídat evidence docházky v Alvenu – od prvního „pípnutí“ po tiskovou sestavu pro kontrolu.
Proč evidence docházky zaměstnanců není „papír na nástěnce“
§ 96 ZP jasně vymezuje, co musí být v záznamech. Minimem je průkazný začátek a konec:
- odpracované směny,
- práce přesčas (včetně „další dohodnuté práce přesčas“ – 1. 10. 2023–31. 12. 2028),
- noční práce,
- doba v pracovní pohotovosti a držená pracovní pohotovost.
Přestávky – při kontrole musíte prokázat, že byly poskytnuty.
Evidence je vždy odpovědností zaměstnavatele – nelze ji přenést na zaměstnance, pouze od nich vyžadovat součinnost (např. „pípnout“ příchod). Zaměstnanci mají zároveň právo do své evidence nahlížet a pořizovat výpisy na náklady firmy. Elektronická evidence docházky Alveno to pokrývá automaticky: zapisuje ihned po „pípnutí“, archivuje 10 let v šifrovaném cloudu a poskytuje on-line náhledy zaměstnancům i vedoucím.
Tři typické chyby při ruční evidenci – a jak je Alveno eliminuje
| Chyba | Co se stane | Jak to řeší Alveno |
| Neúplné záznamy (opomenuté přesčasy, přestávky) | Riziko pokuty, nespokojenost pracovníků | Automatické validace při měsíční uzávěrce, upozornění na chybějící položky |
| Ztracené / nechráněné listiny | GDPR incident, nelze prokázat přestávky | Šifrované EU datacentrum, denní zálohy, role-based access |
| Ruční přepis do mezd | Chyby ve výplatách, plýtvání časem | Export na jedno kliknutí do 40+ mzdových programů |
V praxi to znamená méně dohledávání, méně reklamací a hladší uzávěrky.
Kontrola inspektorátu práce: co chtějí vidět – a jak to vytisknete na dva kliky
Inspektoři standardně prověřují:
- úplnost denních výkazů všech zaměstnanců,
- dodržení dob odpočinku a maximálních délek směn,
- dostupnost archivovaných dat 10 let a jejich zabezpečení dle GDPR.
V Alvenu stačí zvolit „Tisková sestava – Inspekce práce“, nastavit období a během vteřin máte PDF se všemi povinnými údaji včetně logu úprav (kdo/kdy co změnil).
Checklist legislativního minima pro elektronickou evidenci docházky
- Zaznamenávám začátek a konec směny, přesčas, noční práci, pohotovost.
- Údaje archivuji 10 let a umím je kdykoli předložit.
- Zaměstnancům umožňuji on-line nahlížení do jejich záznamů.
- Doložím poskytnuté přestávky a doby odpočinku.
- Data splňují GDPR (šifrování, přístupová práva, audit-trail).
Alveno splní všech pět bodů hned po zapnutí – bez instalace a bez rizika, že na něco zapomenete.
Reálné číslo z praxe: o osm hodin papírování méně na jediné pobočce
Středně velká česká výrobní firma (≈ 80 zaměstnanců) přešla v roce 2024 z papírových karet na Alveno a během prvních tří měsíců:
- zkrátila zpracování měsíční docházky z 8 hodin na 45 minut,
- eliminovala ruční přepis do mzdového softwaru,
- při následné inspekci práce odevzdala výkazy bez problémů.
Čistá úspora? Přes 120 hodin administrativy měsíčně a klid při oznámení kontroly.
Jak Alveno hlídá zákon za vás
- Automatické kontroly § 96 ZP – uzávěrku nelze dokončit, pokud chybí povinný údaj.
- Legislativní aktualizace 24/7 – při změně práva se systém sám aktualizuje v cloudu.
- On-line náhled pro zaměstnance – splnění zákonného práva nahlížet do evidence.
- Audit-trail – každá změna má časové razítko i autora.
Vyzkoušejte si klid i úsporu času i vy
Ušetřete si papírování a nejistotu, jestli je evidence kompletní. Kontaktujte nás a vyzkoušejte, jak Alveno eviduje docházku za vás, hlídá legislativu a připraví tiskovou sestavu na lusknutí prstu.